Después de la experiencia de nuestros profesionales en la implementación de canales de denuncia, es importantísimo conocer los principios que rigen el funcionamiento y gestión de cualquier Canal de Denuncias de la empresa, como son los siguientes:
- Transparencia.
El Canal de Denuncias será de conocimiento público a través de la página web de la empresa y será de fácil acceso a través de un formulario online y, en su caso, de un correo electrónico específico al efecto.
La transparencia implica que se debe facilitar información clara y de fácil acceso sobre los canales de denuncia disponibles, sobre los procedimientos aplicables y sobre el personal responsable de tratar las denuncias.
- Accesibilidad.
La accesibilidad implica que el canal de denuncias debe ser fácil de usar, rápido y disponible para cualquier persona que quiera informar sobre alguna conducta inapropiada.
El Canal de Denuncias debe ofrecer diferentes opciones de comunicación: web, email, correo postal, teléfono, etc.
Ha de tenerse presente que la ley obliga a aquellas entidades que disponen de página web a que sea ésta el lugar de anuncio de la existencia de un Canal de Denuncias.
- Confidencialidad.
Compromiso de garantía de confidencialidad sobre la identidad de las personas que hagan uso del Canal de Denuncias y de todas las personas implicadas en la información, así como del contenido de sus comunicaciones.
La confidencialidad en el Canal de Denuncias no solo es un requisito legal sino, también, un factor clave para fomentar la cultura ética y el cumplimiento normativo en las empresas.
Para asegurar la confidencialidad deberán adoptarse medidas técnicas y organizativas adecuadas, como el uso de plataformas digitales seguras, el cifrado de los datos, la autenticación de los usuarios, el almacenamiento en la nube, el control de accesos, la limitación del tiempo de conservación, etc.
- Buena fe.
Las comunicaciones que se efectúen a través del Canal de Denuncias serán realizadas desde la buena fe y la honradez.
La buena fe en el canal de denuncias es un principio que implica que las personas que comunican posibles conductas irregulares, ilícitas o delictivas en el ámbito de una empresa u organización lo hacen con honestidad, veracidad y sin ánimo de perjudicar a nadie.
La buena fe significa que la denuncia se basa en hechos o indicios racionales y que se aportan pruebas o elementos de juicio que los respaldan.
- Objetividad e Imparcialidad.
Cuantas comunicaciones se realicen y reciban a través del Canal de Denuncias serán tratadas y gestionadas bajo los mismos criterios, con independencia de quién las realice y sobre quién versen, sin establecer diferencia o privilegio alguno en atención a las circunstancias que concurran en sus personas y en su situación en el organigrama jerárquico y funcional de la empresa.
¿Qué decimos en Despachos BK?
En despachos BK somos partidarios de pensar que la selección de la tecnología adecuada es un elemento clave para el éxito en la gestión de un Canal de Denuncias ya que, además del valor del cumplimiento de la ley, aporta transparencia, confianza, eficiencia y mejora continua a la gestión del Sistema Interno de Información.
Invitamos a los operadores del Canal de Denuncias a que realicen una valoración de los diferentes soportes tecnológicos existentes en el mercado a fin de ponderar en qué medida resuelven sus necesidades.
Por nuestra parte, les decimos que “aquí estamos para ayudarles”.
Director Área Jurídica | Abogado