La función de un canal de denuncias es proteger a las personas que trabajan en una organización o están relacionadas con ella laboralmente. Es una herramienta que permite comunicar, de manera confidencial y con un sencillo formulario, las actividades y conductas potencialmente irregulares que puedan suponer un incumplimiento del Código de Conducta y/o la posible comisión de un delito penal.
Algunos motivos de denuncia podrían ser:
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- Prácticas de corrupción en un departamento.
- Situación de abuso o discriminación sexual desde un superior a un empleado, o entre empleados.
- Violación de protocolos de tratamiento de residuos por parte de un compañero de trabajo.
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¿Qué requisitos debe cumplir cualquier canal de denuncias?
Lo más importante es preservar el anonimato de la persona denunciante. Todo el proceso puede tratarse de manera interna y confidencial hasta su resolución, pero se debe contar con medidas que garanticen su integridad. Estos son los requisitos que debe cumplir todo canal de denuncias:
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- Garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante.
- Designar a una persona, interna o externa, como responsable del canal de denuncias.
- La persona responsable debe dar acuse de recibo de las denuncias interpuestas, como máximo tras 7 días desde la recepción.
- Finalmente, se debe responder a la denuncia en un plazo máximo de 3 meses desde la emisión del acuse de recibo.
- El acceso debe ser externo a la red corporativa porque no es solo una herramienta para el personal interno, pero a su vez debe contar con las medidas necesarias para evitar brechas de seguridad.
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¿Está mi empresa obligada a tener un canal de denuncias?
Teniendo en cuenta la normativa actual, aquellas empresas de más de 50 trabajadores y las administraciones públicas de municipios de más de 10.000 habitantes, deberán tener un canal de denuncias antes del 17 de diciembre de 2021. Con los recientes reglamentos, como la Directiva (UE) 2019/1937, se pretende que existan dentro de las empresas canales eficaces, seguros y transparentes.
» Cualquier empresa pública y privada con 50 o más trabajadores
Todas las entidades públicas y las entidades privadas de 50 o más trabajadores deben tener un canal de denuncias.
» Entidades públicas con menos de 50 trabajadores
Las entidades públicas de menos de 50 trabajadores están obligadas a tener igualmente un canal de denuncias, siempre y cuando no pertenezcan a municipios de menos de 10.000 habitantes.
» Empresas afectadas por la LPBC
Todas las empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales (LPBC) están obligadas a tener un canal de denuncias como medida de control, independientemente del número de trabajadores.
» Empresas con un plan de Compliance
Todas las empresas con un plan de Compliance están obligadas a contar con un canal de denuncias como medida de control, independientemente del número de trabajadores.
La nueva normativa la establece la Directiva del Parlamento Europeo, aprobada el 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión Europea.
¿Hasta cuándo hay tiempo de adaptarse a la nueva normativa?
El Parlamento Europeo ha fijado hasta el 17 de diciembre de 2021, con la excepción de las empresas privadas de 50 a 249 trabajadores, que disponen de un plazo ampliado para adaptarse: hasta el 17 de diciembre de 2023.
¿Cuáles son las sanciones por no tener canal de denuncias?
Si no se llevan a cabo las medidas impuestas por ley, las empresas se enfrentarán a sanciones económicas graves (hasta 25.000 €) y muy graves (hasta 50.000 €). Además, en caso de brecha de seguridad que suponga la exposición de datos personales, se aplicará el RGPD, que contempla sanciones de hasta 20 M€ o el 4% de la facturación anual de la empresa:
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- Hasta 25.000 €, por no disponer de un canal de denuncias o incumplir con sus obligaciones.
- Hasta 50.000 €, por impedir el uso del canal de denuncias o violar el derecho de confidencialidad.
- Hasta 20 M€ o el 4% de la facturación anual de la empresa, si el canal sufriera una brecha de seguridad que exponga datos personales.
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En conclusión, el canal de denuncias es una parte fundamental del Compliance de cualquier empresa. Si tus trabajadores y colaboradores disponen de una herramienta segura y confidencial para comunicar malas prácticas, detectarás y frenarás a tiempo actividades que ponen en peligro el buen funcionamiento y reputación de tu empresa.
Para saber más acerca de los canales de denuncia, te dejamos con un vídeo de nuestro socio del área jurídica de BK VALORA, Sergio Carpio Mateos:
Si tiene cualquier consulta o necesita asesoramiento en esta materia, no dude en contactar con nuestros abogados y asesores legales especializados. Nuestro equipo de expertos resolverá todas sus dudas y le asesorará debidamente.